Welche Core HR-Themen beschäftigen den öffentlichen Dienst in der Schweiz? Mein Kollege Roland Christen und ich haben uns diese Frage gestellt und sind auf einen bunten Strauss an Themen wie Payroll, Public Service Features, Datenschutz etc. gekommen. Dieser Blog ist der erste Teil einer Serie in der wir diesen Themen nachgehen und dabei besonders die Bedürfnisse der Branchen Healthcare, Education und Public Services in der Schweiz beleuchten.
Ein Thema das alle unsere Kunden in diesen Branchen umtreibt, ist sicherlich die Mehrfachbeschäftigung bzw. Mehrfachanstellung.
Neben der Verwaltung verschiedener Arbeitsverträge in SuccessFactors und SAP HCM, ist besonders relevant wie sich mehrere Beschäftigungsverhältnisse in der (EC) Payroll sowie in der SuccessFactors Talent Suite auswirken.
Abbildung der Mehrfachanstellung in SAP HCM und SAP SuccessFactors
Bereits seit vielen Jahren bietet SAP HCM Mehrfachanstellung (PA-CE) und Mehrfachanstellungsabrechnung (PY-CH) für die Schweiz. Erprobt und von vielen Kunden im Public Services und im Healthcare Bereich genutzt, verbinden wir die SAP HCM Funktionalitäten bereits über unsere Out of the Box vorhandene Standardintegration mit SuccessFactors Employee Central.
So können die Arbeitsverhältnisse aus dem SAP HCM Payroll System mit den Stammdaten in SuccessFactors gemappt und damit end-to-end Prozesse systemübergreifend ermöglicht werden.
Wichtig: Dies funktioniert nur, wenn der Kunde auch im SAP HCM (bzw. im SAP SuccessFactors EC Payroll System) die Standardlösung von SAP für die Mehrfachanstellung verwendet. Die in der Vergangenheit öfters eingesetzte Speziallösung ‘SAP Stäfa’ hat ein vollständiges anderes Konzept (nur eine Personalnummer, Anstellungsverträge werden ‘lediglich’ in kundeneigenen Subtypen der lohnrelevanten Infotypen abgespeichert). Kunden, die noch diese Lösung einsetzen, müssen auf die SAP Mehrfachanstellung umstellen.
Weitere Informationen über den Zusammenhang von der Identifikation von Person und Anstellungsverhältnis in SAP HCM zu SAP SuccessFactors finden Sie am Schluss dieses Blog Artikels.
Wie funktioniert die Mehrfachanstellung in SAP SuccessFactors?
Variante A: SAP Successfactors System ohne Employee Central
Ohne Employee Central existieren die einzelnen Beschäftigungsverhältnisse ohne Verknüpfung untereinander. Jedes Beschäftigungsverhältnis wird behandelt als würde es sich um eine separate natürliche Person handeln. Dabei werden die Mitarbeiterdaten ohne Zeitbezug (d.h. ohne Beginn-und Endedatum) im Employee Profil gespeichert.
Aus diesen Gründen ist eine echte Mehrfachanstellung ohne Employee Central nicht möglich.
Variante B: SAP SuccessFactors System mit aktiviertem Employee Central
Erst mit Employee Central wird die Verwaltung der Mehrfachanstellung (Zeitbezug und PersonenID) für eine natürliche Person mit verschiedenen Anstellungsverhältnissen möglich.
Persönliche Daten wie z.B. Biografische Informationen, Adressen, Bankverbindungen etc. werden direkt an der natürlichen Person (PersonenID) gespeichert. Beschäftigungsabhängige Informationen wie zB. organisatorische Zuordnung, Manager, Basisbezug etc. werden am jeweiligen Employment (UserID) gespeichert.
Welche Vorteile habe ich, wenn ich Mehrfachanstellung mit Hilfe von Employee Central einrichte?
- Die Transparenz über die Existenz mehrerer Beschäftigungsverhältnisse (zeitgleich oder über den Zeitverlauf)
- Der einfache Wechsel zwischen den einzelnen Beschäftigungsverhältnissen für berechtigte Benutzer.
- Es werden für das ausgewählte Anstellungsverhältnis nur die Daten angezeigt, für welche der Benutzer berechtigt ist. Z.B. sieht der Manager für das Arbeitsverhältnis eines Mitarbeiters in seinem Entscheidungsbereich ‚alle‘ Daten (gemäss seinen Berechtigungen als Manager), für das Arbeitsverhältnis des gleichen Mitarbeiters ausserhalb aber nur die ‚allgemein zugänglichen‘ Daten.
- Datenschutz durch getrennte Berechtigungszugriffe je Arbeitsverhältnis
- Beschäftigungsverhältnis übergreifendes Reporting (für berechtigte Benutzer)
- Standardintegration in die Mehrfachbeschäftigung / Payroll in SAP HCM und Successfactors Employee Central Payroll. Von SAP geprüft und freigegeben.
Wie sieht es im System aus
Auswahl des ‘richtigen’ Anstellungsverhältnisses
Auswahl des Anstellungsverhältnisses durch den Mitarbeiter selber
Auswahl im Personenprofil durch andere (berechtigte) Personen
Suche eines Mitarbeiters und Anzeige der beiden Anstellungsverhältnisse
Darstellung Homepage bei Verwendung des Anstellungsvertrages 1 gegenüber Vertrag 2. Unterschiedliche Berechtigung und daher unterschiedliche Funktionen
Darstellung mit Anstellungsvertrag 1
Darstellung mit Anstellungsvertrag 2
Darstellung im Organigramm
Darstellung eines Mitarbeiters mit Mehrfachanstellung im Organigramm
Mehrfachbeschäftigung in SuccessFactors Employee Central Payroll
Da es sich bei SuccessFactors Employee Central Payroll um ein von SAP gehostetes und für die Public Cloud optimiertes SAP HCM System handelt, sind die Funktionalitäten der Mehrfachanstellung und der Mehrfachanstellungsabrechnung in SAP SuccessFactors identisch mit denjenigen im SAP HCM System.
Auf Wunsch kann SuccessFactors und damit auch SuccessFactors Employee Central Payroll ohne extra Kosten im Schweizer Datencenter von SAP betrieben werden.
Mehrfachbeschäftigung in den SuccessFactors Talent Modulen
Jedes Arbeitsverhältnis behält seine eigene Talent Historie, da es für jedes Arbeitsverhältnis eine eigene UserID gibt.
Talent Prozesse wie zB. Goals & Performance, Compensation laufen separat für jedes Beschäftigungsverhältnis. Talentdaten (z.B. Performance Ratings) oder spezifische Daten zum Beschäftigungsverhältnis (z.B. Organisatorische Zuordnung oder Bezüge) werden nicht zwischen den einzelnen Beschäftigungsverhältnissen ausgetauscht. Dadurch ist die Datensicherheit und der Datenschutz jederzeit gewährleistet. Informationen, die mit der Person (als Individuum) zu tun haben (wie beispielsweise Kompetenzen und Fähigkeiten oder mögliche Einsätze für Projekte) werden hingegen auf der Person gespeichert.
Hinweis: Der Kunde kann in den Systemeinstellungen festlegen, ob und welche Informationen in allen Beschäftigungsverhältnissen synchronisiert und so zur Verfügung gestellt werden.
Beispiel: Getrennte Informationen je Anstellungsvertrag (z.B. Continious Performance (CP))
CP mit Anstellungsvertrag 1 (nichts)
CP mit Anstellungsvertrag 2 (Aktivität erfasst)
Handhabung der Mehrfachanstellung in den Talent Modulen:
| Module/Prozesse | Gespeichert auf Anstellungsverhältnis | Gespeichert auf Person | Konsequenz |
| Karriere- Entwicklung und Nachfolge | |||
| Career Development |
X |
||
| Succession Management |
X |
||
| Recruiting | |||
| Recruiting (Intern) | X | X | Einstellung kann auf gleiche oder neue Anstellung/User erfolgen |
| Schulung | |||
| Learning | X | Lernaufzeichnungen können manuell zusammengeführt werden | |
| Talent Suite | |||
| Talent Intelligence Hub | X | Growth Portfolio | |
| Opportunity Marketplace (Assignments) | X | Es ist geplant, dass dies mit Release H2.2023 verfügbar sein wird | |
| Dynamic Teams | X | ||
| Vergütungsmanagement | |||
| Compensation | X | ||
| Variable Pay | X | ||
| Ziele und Leistung | |||
| Goals | X | ||
| Performance Forms | X | Forms können an ein anderes Anstellungsverhältnis weitergeleitet werden | |
| 360 Grad Feedback | X | ||
| Continuous Performance Management | X | ||
| Plattform | |||
| Background Elements | X | ||
| Person Based Background Information | X |
Identifikation Person und Anstellungsverhältnis in SAP HCM vs. SAP SuccessFactors
Damit Informationen unterschiedlich auf der Person (dem Individuum) und dem Anstellungsverhältnis hinterlegt werden können, wird im SAP HCM einerseits die Personalnummer und andererseits die ‚Central Person‘ verwendet. Informationen, die unabhängig vom einzelnen Vertrag für die Person an sich gelten, sind mit der ‚Central Person‘ verknüpft. Informationen, welche primär im Zusammenhang mit dem Anstellungsverhältnis stehen (wie z.B. Organisatorische Zuordnung, Vertragsbestandteile und Lohn) sind auf der Personalnummer gespeichert.
| SAP HCM Identifier / ID‘s | Beschreibung |
| Personalnummer (PERNR) | Identifiziert ein Arbeitsverhältnis |
| Central Person (CP) | Identifiziert eine natürliche Person im System |
In SAP SuccessFactors entspricht dies der User-ID und der PersonenID External.
| SF Identifier / ID‘s | Beschreibung | Employee Central nötig? |
| UserID | Identifiziert ein Arbeitsverhältnis. Nicht änderbar. | Nein |
| PersonID External | Identifiziert eine natürliche Person im System | Ja |
| Employment ID | Identifiziert ein Arbeitsverhältnis. Änderbar. | Ja |
| UserName | Genutzt für System Login & auch für SSO | Nein |
Dadurch dass in beiden Systemen das gleiche Konzept verwendet wird, lassen sich die Informationen mappen und so die Stammdaten zwischen den beiden Systemen synchronisieren.
Zusammenspiel der IDs zwischen SuccessFactors und SAP HCM
| SuccessFactors Employee Central | SAP HCM |
| UserID | SAP HCM Personalnummer (PERNR) |
| PersonID External | SAP HCM Central Person Objekt (CP) oder Infotyp 0709 Feld PERSONID_EXT (IT0709) |
| User Name | Infotyp 0105 und Subtyp 0001 (IT0105/0001) |
Ressourcen und weitere Informationen:
Best Practices und Implementation Design Principles (IDP):
Successfactors Implementation Design Principles (IDP) Übersicht
IDP: Employee Central: Managing Employments in SAP SuccessFactors Suite (Updated)
IDP: Employee Central Core Hybrid: Handling Employee Identifiers
Implementation Guides:
Integrating Multiple Employment in the SAP SuccessFactors HXM Suite
Employee Central Scope Item: Manage Concurrent Employment
SAP HCM: Concurrent Employment for Payroll Switzerland
Employee Central Payroll: Setting Up Concurrent Employment – Switzerland