In zweiten Teil unserer dreiteiligen Serie zur SAP Payroll beschäftigen sich mein Kollege Roland Christen und ich uns mit den verschiedenen Payroll Angeboten die sich Schweizer SAP Kunden bieten. Dabei gehen wir sowohl auf den Scope insbesondere Schweizspezifika als auch auf mögliche Migrationspfade ein.

Für einen Überblick zu SAP SuccessFactors Employee Central Payroll empfehlen wir den ersten Teil unserer Serie: Lohnabrechnung mit SuccessFactors Employee Central Payroll für Schweizer Kunden

Welche ‘Versionen’ der Payroll bietet SAP an?

Neben der bisherigen SAP HCM On Premise Payroll (welche bald verschwinden wird) bietet SAP zwei Lösungen an:

Innovation mit der Cloud Lösung für Human Experience Management mit SAP SuccessFactors:

SAP SuccessFactors Employee Central Payroll
SAP SuccessFactors Employee Central Payroll als Partner Managed Cloud ideal geeignet für den Mittelstand

Kontinuität mit SAP HCM For S/4 HANA:

SAP HCM For SAP S/4 HANA On-Premise Edition
SAP HCM For SAP S/4 HANA Private Cloud Edition (Rise with SAP for HXM) (zusammen mit S/4 HANA oder separate)

Was haben die beiden ‘SAP HCM For SAP S/4 HANA’-Versionen gemeinsam und wo unterscheiden sie sich?

Gemeinsam:

Sie benötigen die Komponente ‘Core HR’ in SAP HCM For S/4 HANA
Basieren auf SAP ERP HCM (EhP 8) mit zusätzlichen SAP HANA-Optimierungen
Der funktionale Umfang ist vergleichbar mit SAP ERP HCM – mit einigen Ausnahmen (Details finden sie in diesem Knowledge Base Article: 3091160 – SAP HCM for SAP S/4HANA – General Approach and Strategy – SAP for Me)
Gegenüber SAP HCM On Premise Payroll gibt es keine grösseren neuen Funktionalitäten oder eine Rearchitektur
Folgen der SAP S/4HANA Wartungsstrategie bis 2040
Haben eine modernisierte, auf Fiori basierende Oberfläche

Unterschied:

Bei der On-Premise Version könnten die alten Talent Prozesse aus dem SAP HCM beinhalten werden. Recruiting und Learning können als zusätzliche Lizenzen hinzugefügt werden.
In der Private Cloud Version von SAP HCM For S/4 HANA sind Talentprozesse nicht möglich. Dafür ist die Cloud Lösung SAP SuccessFactors vorgesehen.

Was ist die SAP SuccessFactors Employee Central Payroll und worin unterscheidet sie sich von der SAP HCM On Premise Lohnabrechnung?

Sehr einfach und in einem Satz gesagt: Die SAP SuccessFactors Employee Central Payroll nutzt die gleiche Abrechnungsengine wie SAP HCM (und SAP HCM for SAP S/4HANA), jedoch als von SAP gehostete und für den Einsatz mit SuccessFactors Employee Central optimierte Lösung.

Dann also andersrum: worin unterscheiden sich die beiden Lösungen?

Bezahlmodell: SAP SF ECP ist Teil der SAP SuccessFactors Lösung und wird ebenfalls über Subscriptions bezahlt. SAP HCM On Premise Payroll wird über Einmallizenzen und Wartungsgebühren auf den Lizenzen bezahlt.
Betriebsmodell: Das Payrollsystem von ECP wird durch SAP betrieben. Dies umfasst nicht nur das Hosting (also Anlegen, Bereitstellen und Überwachen des Systems sowie Backup und Disaster Recovery), sondern auch das Einspielen von Patches und LCP. Der Kunde konfiguriert die Lösung nach seinen Bedürfnissen. Zu den Aufgaben gehört der gesamte Betrieb der Lösung. Im Fall der SAP On Premise-Lohnabrechnung (auch in der neuen ‘SAP HCM For S/4 HANA’ Version) ist der Kunde selbst für die Hardware und deren Wartung sowie die Softwarewartung verantwortlich (wobei üblicherweise einzelne oder alle Tätigkeiten an Partner übergeben werden).

Zukunftssicherheit: SAP verpflichtet sich im Fall der SAP SF ECP gegenüber dem Kunden die Infrastruktur und die benötigte Funktionalität für die Lohnabrechnung zur Verfügung zu stellen. Sollte die Lösung nicht mehr sinnvoll oder nutzbar sein, unternimmt SAP alles Nötige, damit der Kunde seine Lohnabrechnung ohne Unterbruch verarbeiten kann. On Premise Kunden müssen selber für eine Ersatzlösung sorgen, wenn die bisherige Lösung nicht mehr weiter genutzt werden kann und auch die nötigen Umstellungsarbeiten vornehmen. Genau in dieser Situation stecken aktuell die

meisten Kunden. Alle die schon auf das Cloud Modell ‘SAP SuccessFactors Employee Central Payroll’ gewechselt habe, können sich entspannt zurücklehnen: Sie haben ‘eine Lohnabrechnung’ gebucht, was technisch dahintersteht, braucht sie nicht zu kümmern. SAP wählt die am besten geeignete technische Lösung und kümmert sich darum, dass sie läuft.
Anpassungsmöglichkeiten: Diese sind beinahe identisch. Etwas genauer bitte? Alles, was man normalerweise benötigt, um die Lohnabrechnung an seine Anforderungen anzupassen, ist möglich: z.B. Pflege von Tabellen, Anlegen von Lohnarten, Rechenregeln, Schemen, Operationen, Funktionen, kundeneigene Programme, Infotpyen und Auswertungen. Nicht erlaubt ist es, SAP Standardcoding anzupassen (was man sowieso nie hätte tun sollen/dürfen) und sogenannte Implicit Enhancements zu aktivieren, was in der Praxis äusserst selten nötig war. Mehr Informationen finden Sie hier: Introduction to Implementing Employee Central Payroll | SAP Help Portal und hier Modification and Extensibility | SAP Help Portal.

Im Zweifelsfall empfehlen wir Ihnen Ihre Lohnabrechnung durch SAP oder Ihren Implementierungspartner dahingehend überprüfen zu lassen.

Gibt es auch eine Lokale Lohnabrechnung für die Schweiz?

Die Antwort ist klar: Ja. Die Schweiz ist eines von (aktuell) 54 Ländern, für welche eine lokalisierte Lohnabrechnung in SAP SuccessFactors ECP ausgeliefert wird. Stand Q4 2023 rechnen 53 Unternehmen Ihre Belegschaft in der Schweiz über SAP SuccessFactors ECP ab! Auch für die Personalstammdaten (welche im Modul SAP SuccessFactors Employee Central verwaltet werden) gibt es eine lokale Version für die Schweiz.

Der Funktionsumfang in der Schweizer Lohnabrechnung des SF ECP entspricht demjenigen der SAP HCM On Premise Lohnabrechnung. Gesetzliche Anforderungen an Berechnung und Auswertung werden also im Standard abgedeckt und können, wenn nötig an die Situation des Kunden angepasst werden.

Mehrfachanstellung in der Schweizer Lohnabrechnung

Im Newsletter vom 3. Quartal 2023 haben wir in einem ausführlichen Artikel über die speziellen Anforderungen im Zusammenhang mit der Mehrfachanstellung informiert. Auch die Lohnabrechnung von SAP SF ECP unterstützt die Mehrfachanstellung und berechnet alle Versicherungsabzüge korrekt – genauso wie es auch die SAP On Premise Lohnabrechnung macht.

Im Standard abgedeckt sind (Auszug aus der langen Funktionsliste):

ELM: Zertifiziert 5.0
Grenzgänger: Alle nötigen Felder, Berechnung und Abrechnung für DE, IT, FR
Quellensteuerberechnung und -Auswertung für alle Kantone mit den unterschiedlichen Berechnungsmethoden
Familienzulagenabrechnung für alle Kantone
Lohnausweis: gem. ELM 5.0, inkl. Deklaration Lohnnachgenuss
Aufenthaltsstatus inkl. Der neuen Ausprägungen
ELM: inkl. Aller neuen Felder zur Ergänzung der AHV-Meldung
Alle gesetzlich vorgeschriebenen Sozialversicherungen
Freiwillige Zusatzversicherungen wie Krankentaggeld, Krankenpflege und Überobligatorische Unfallversicherung
Berechnung der Pensionskassenbeiträge

Ich habe gehört, es gibt eine ganz neue, native Cloud Lohnabrechnung. Soll ich nicht darauf warten?

Na ja, wenn sie rund 10 Jahre Zeit haben und bis dahin auf die neusten Technologien verzichten wollen …

Im Ernst: eine native Cloud Payroll wird aktuell entwickelt. Sie soll Anfangs 2024 im ersten Land (UK) in das Early Adopter Programm kommt. Die Allgemeine Verfügbarkeit ist üblicherweise ein halbes bis ein Jahr später. Etwa ein Jahr nach UK ist geplant, dass die Lohnabrechnung für die USA in das Early Adopter Programm kommt.
Die Planung für die weiteren Länder steht noch nicht fest. Wahrscheinlich muss mit einem Zeithorizont von 8 – 10 Jahren gerechnet werden, bis die neue Lohnabrechnung für die Schweiz verfügbar wird. Deshalb wohl eher nicht vor dem Ende der bisherigen SAP HCM On Premise Payroll welches 2027(bzw. 2030 mit verlängerter Wartungsperiode) ist. Zudem wird die Lohnabrechnung am Anfang Unternehmen mit eher geringer Mitarbeiterzahl und eher ‘einfacher’ Lohnabrechnungen im Fokus haben.

Wichtig: Alle Informationen zu Inhalt und Verfügbarkeit stehen unter dem üblichen Vorbehalt und sind unverbindlich.

Warum sollte ich auf die SAP SuccessFactors Employee Central Payroll wechseln?

Die meisten Kunden betreiben heute ihre Payroll immer noch in Ihrem SAP HCM ECC (On Premise) System – häufig seit sehr vielen Jahren und zur vollen Zufriedenheit. Alles ist genauso konfiguriert, wie es sein soll und gesetzliche Anforderungen werden durch die Kunden über die von SAP zur Verfügung gestellten Patches eingespielt und an die Situation beim Kunden eingespielt. Warum soll ich mir dann Gedanken darüber machen, auf die SAP SuccessFactors Lohnabrechnung zu wechseln?

Dafür gibt es drei wichtige Gründe:

End of Life: Nach über 20 Jahren guter Dienste, kommt das bisherige SAP ECC On Premise System an sein Lebensende. Ende 2027 endet die Wartungsfrist. Sie kann (mit einer zusätzlichen Wartungsgebühr von 2%) noch bis Ende 2030 verlängert werden. Dann ist aber endgültig Schluss. Für Kunden, die ihr ERP-System bereits auf das neue S/4 HANA-System umgestellt haben, und das HCM innerhalb des S/4 Hana Systems (im sogenannten Kompatibilitätsmodus) betreiben, kommt das Ende bereits Ende 2025. Dann endet die Nutzungserlaubnis des HCM- (und aller anderen) Kompatibilitätsmodus.
Lohnabrechnung als Prozess und die Möglichkeit, frühzeitig Fehler zu erkennen: Immer wieder hören wir von Kunden, dass die Lohabrechnung sehr flexibel ist und zuverlässig macht, was sie soll. Es fehlt aber die Möglichkeit die Lohnabrechnung als Prozess und nicht nur als einzelne Schritte durchzuführen. Zudem wären die Kunden froh, wenn sich nicht alles auf die Tage während der Lohnverarbeitung konzentrieren würde. Der Wunsch ist, dass bereits im Vorfeld alle Eingaben und Konfigurationen End-to-End bis zur späteren Verbuchung kontrolliert und allfällige Fehler frühzeitig erkannt und durch die verantwortlichen Lohnspezialisten korrigiert werden kann. Genau das ist mit der SAP SuccessFactors Employee Central Payroll (kurz ECP) umgesetzt und in die HCM-Prozesse in SuccessFactors voll integriert verfügbar.

Typischer End-To-End Prozessablauf der Gehaltsabrechnung

Hinweis: die Oberfläche, die nötige Konfiguration und die meisten der Funktionen stehen auch den Kunden mit der SAP HCM On Premise Lohnabrechnung zur Verfügung. Stichwort ‘Payroll Control Center’. Startpunkte zu mehr Informationen:

SAP HCM On Premise: Payroll Control Center | SAP Help Portal
SAP HCM For S/4 HANA: Payroll Control Center (New Payroll Experience) | SAP Help Portal

Reduktion der Kosten durch eine konsequente Umsetzung der Cloud-Strategie: Einzelne oder (idealerweise alle) Talentprozesse finden in SuccessFactors statt. Dafür zahlt der Kunde ein Nutzungsgebühr (Subscription). Im Gegenzug würden beim Einsatz einer Cloud-Lösung die Kosten für Wartung und Betrieb der Hardware und die jährliche Wartungsgebühr auf den früher einmal gekauften User-Lizenzen wegfallen. Das funktioniert aber nur sehr bedingt, wenn doch noch einzelne HR-Prozesse (wie z.B. die Lohnabrechnung) im SAP HCM stattfinden. Am Schluss zahlt der Kunde zwei Systemlandschaften. In der Folge kann die erwartete Einsparung nicht realisiert werden. Zudem werden durch die hohe Automatisierung im Betrieb der ECP die Betriebskosten der Payroll drastisch gesenkt.

Migration von SAP HCM On Premise Payroll zu SAP SuccessFactors Employee Central Payroll:

Grundsätzlich bieten sich drei Migrationspfade an:

Greenfield Ansatz
(Selektive) Übernahme mit SAP Standard Tools
Lift & Shift mit Partner Tools

Greenfield Ansatz

Die Transformation auf SuccessFactors ist immer auch eine grosse Chance zur Vereinfachung und Standardisierung. Dieser Ansatz macht besonders Sinn, falls sich über die Jahre ein Wildwuchs im Customizing entstanden ist, Prozesse sich vom Standard entfernt haben oder die Wartung der Payroll unnötig aufwändig ist.
Es werden nur Stammdaten und das Lohnkonto übernommen, während das Customizing möglichst schlank neu aufgebaut wird.

(Selektive) Übernahme mit SAP Standard Tools

Mit diesem Ansatz werden Customizing und Kundenerweiterungen gezielt über Transporte in die ECP übernommen. Üblicherweise handelt es sich nicht um eine 1:1 Migration, sondern um ein selektives Vorgehen. So können verschiedenste Regelungen z.b. das Abrechnungsschema oder Kundeneigene Infotypen etc. weiterverwendet werden. Augenscheinlich sind bei diesem Ansatz die Komplexität und der Aufwand für Migration, Nacharbeiten und Tests zu leisten ist. Dies ist sicherlich das aufwändigste Vorgehen da in allen Projektphasen äusserste Sorgfalt, ein hoher Einsatz qualifizierter Ressourcen und Experten nötig ist.
Allerdings kann bei einem generellen Greenfield Ansatz auch selektiv auf die Möglichkeit der Übernahme mit Transporten zurückgegriffen werden. Dies führt zu einer ausgewogenen Mischung aus bewahren und erneuern.

Lift & Shift mit Partner Tools

Über viele Jahre haben sich Partner Tools mit dem Lift & Shift Ansatz bewährt. Sei es bei Carve outs, Migrationen von SAP HCM zu SAP HCM oder eben beim Wechsel von SAP HCM auf die ECP. Die Tools der Partner extrahieren zielgerichtet Customizing und Daten aus ihrem aktuellen System und übertragen Sie auf Ihre neue ECP-Instanz. Dazugehörende Funktionalitäten zum Monitoring, zur Conversion und zum Datenvergleich runden das Bild ab.
Der Ansatz über ein bewährtes Produkt reduziert die Aufwände und Risiken im Vergleich zum Vorgehen über Transporte erheblich. Bekannte und erprobte Migrationstools gibt es ua. von:

EPI-USE

Spinifex IT

TIK Nexus

Hintergründe und Gedanken zur Migration finden Sie im Implementation Design Principle Dokument IDP – Employee Central Payroll Migrating from ERP HCM Payroll to Employee Central Payroll V1.7.pdf (sap.com)

Und übrigens: Es gibt noch viele andere spannende Implementation Design Principles:
Implementation Design Principles | SAP SuccessFactors | SAP Community

Hier geht es zum ersten Teil unserer Serie: Lohnabrechnung mit SuccessFactors Employee Central Payroll für Schweizer Kunden